Los perfiles de puesto se encuentran desactualizados: 1. Ya no existe un jefe de sucursales 2. El RS Kinari Martinez ya no labora en sucursal 3. El Supervisor de sucursales Martínez Cedillo ya no presta sus servicios a la empresa

Mandar evidencia de los perfiles de puesto firmados únicamente por personal que sigue laborando en la empresa

Abierta

Responsable Sanitario

El formato F-GFG-2D45 Pedido de abasto regular publicado en el sistema de gestión documental no es el utilizado en las sucursales. Los formatos no coinciden y el de sucursal no esta codificado.

Se trabajará en el procedimiento para omitir o reforzar el uso del formato mencionado.

Cerrada

Jefe de operación

La señalética de producto caducado se encuentra tirada en el piso sin ubicar y sin colocar correctamente en el lugar asignado para PNC, cabe mencionar que dicha observación se realizó en la auditoría previa

Se enviará evidencia del área de PNC con la señalética correcta

Cerrada

Jefe de operación

No se registran las NC en el formato F-GFG-2D16 Bitácora de Control y Registro de No Conformidades derivadas de las auto inspecciones realizadas por los RS

se levantaran las NC derivadas de las autoinspecciones realizadas por los responsables sanitarios y se mandara evidencia de su registro en la bitacora

Cerrada

Responsable Sanitario

La carta de designación del comité técnico se encuentra desactualizado, ya que menciona personal que ya no figura dentro de la plantilla actual de la empresa.

Se actualizara el documento y se mandara evidencia con las firmas del personal que figura actualmente en la empresa

Cerrada

Responsable Sanitario

No se resguardan las evidencias generadas del cierre de las NC en la carpeta asignada.

Se anexaran las evidencias de las no conformidades en la carpeta desinada para ese fin y se mandara evidencia

Cerrada

Responsable Sanitario

No se determinan las acciones de mitigación ni se registran en el formato F-GFG-2D17 Reporte de no conformidad de las NC detectadas.

Se realizaran los formatos correspondientes a cada NC levantada, se anexaran a carpeta y se enviara evidencia

Cerrada

Responsable Sanitario

No se realizaron las auditorías programadas, tales como: 1. BPAD Programada en mayo. 2. Embarque, transporte y distribución Programada en junio. * La auditoría programada para el mes de feb2024 se ejecutó en mar y la de nov2023 en dic2023, sin embargo, no se encuentra documentada la razón por la cual no se cumplió con la fecha. * Los formatos (notificación, informe y plan) no cuentan con las firmas de todos los responsables. * Se resguardan 3 Programas anuales de auditoría 2023 en carpeta.

Se realizarán las auditorias que faltan de este año y se realizara un minuta donde se explique el motivo por el cual no se realizaron en tiempo y forma

Cerrada

Responsable Sanitario

No se utiliza el formato F-GFG-2D49 Calendario de cíclicos

Se trabajará en la modificación del procedimiento para omitir el uso del formato.

Cerrada

Jefe de operación

No se utiliza el formato F-GFG-2D50 Conteo cíclico

Se realizará el formato de conteo cíclico de la sucursal y se compartirá evidencia.

Cerrada

Jefe de operación

El acta de inventario presentada sigue declarando el uso de sistema SAP, misma que no debería de ser mencionada en el acta ya que dicho sistema pertenece al corporativo

Se canalizará al área correspondiente (costos) y se enviará evidencia, sin embargo, es un tema que compete al equipo de costos por que ellos son los que redactan el acta de inventarios.

Cerrada

Jefe de operación

El aviso de responsable sanitario pertenece a Rubén Ramos Islas, el layout exhibido firma como RS Carlos Barrera y en el organigrama firma como responsable sanitario Kinari Martínez.

Se actualizan los 3 tres documentos, el layout y el organigrama se firmaran por ausencia con firma del Auxiliar del Responsable Sanitario y se mandará evidencia con las firmas mencionadas

Cerrada

Responsable Sanitario

El catálogo de firmas exhibido en carpeta legal no se encuentra actualizado y no cuenta con firmas del personal vigente

Se actualizara el formato con las firmas del personal que actualmente labora en la sucursal y se mandara evidencia del mismo

Cerrada

Responsable Sanitario

No se cuenta con evidencia de capacitación de los siguientes procedimientos: * P-GFG-2D07 Medidas de seguridad e higiene que incluya el control de acceso, uniforme y equipo de protección, de acuerdo con las actividades que se realice en el almacén. * P-GFG-2D17 Control de Cambios * P-GFG-2D18 Venta o suministro de medicamentos y demás insumos para la salud. * P-GFG-2D21 Mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones y mobiliario. * P-GFG-2D933 Calificación y validación de áreas y equipos * P-GFG-2D36 Inventarios cíclicos * P-GFG-2D38 Inventario semestral * P-GFG-2D39 Limpieza de instalaciones * P-GFG-2D50 Recepción, atención y seguimiento de quejas y sugerencias.

no se modifico el proceso actual solo se publicaron procesos, se dará capacitación en sucursal

Abierta

Jefe de operación

El procedimiento P-GMD-2D05 Adquisición de medicamentos y demás insumos para la salud, menciona el sistema SAP, el cual no forma parte del sistema utilizado en la sucursal.

Se solicito junta para realizar el cambio en conjunto con el auxiliar de procesos

Cerrada

Jefe de operación

El formato F-GFG-2D45 Pedido de abasto regular no se utiliza, de acuerdo a o documentado en P-GFG-2D05 punto 6.2.6

incorrecto si se esta utilizando

Cerrada

Jefe de materiales

La apertura de la sucursal no es una actividad exclusiva del gerente ya que lo realiza también el almacenista José Luis Selaya. P-GFG-2D07 punto 6.1.1

Revisar redacción del procedimiento y solicitar la modificación correspondiente

Abierta

Jefe de operación

Actualizar el PNO, ya que los clientes no ingresan a piso de venta y no portan un gafete, tal y como lo menciona el procedimiento P-GFG-2D07 punto 6.4.5, la atención es a pie de mostrador.

realizar la modificación la redacción procedimiento y solicitar la modificación

Abierta

Jefe de operación

CRÍTICO: Análisis de Causa Raíz Se observó personal de promotoría ( Maria Berenice Vera de labotatorio NOVAG), manipulando caja de cobro y sistema POS, lo cual es un riesgo alto ante la vulnerabilidad del sistema.

Realizar una minuta con el personal de la sucursal, donde se compromete a no permitir al personal de promotoría la manipulación de caja de cobro y sistema POS.

Cerrada

Responsable Sanitario

El procedimiento de Devolución a clientes se encuentra en proceso de elaboración, sin embargo, no se cuenta con fecha compromiso ya que no se tiene respuesta por parte del área de finanzas

Realizar actualización del procedimiento de Devolución a clientes

Cerrada

Responsable Sanitario

No se realizan análisis causa raíz de las NC detectadas como mayores y registradas en el F-GFG-2D16 Bitácora de Control y Registro de No Conformidades. P-GFG-2D13 punto 6.3.4

Realizar el análisis causa raíz de las NC registradas en la bitácora de control y registro de NC

Cerrada

Responsable Sanitario

Los expedientes de clientes se encuentran desactualizados ya que su documentación se encuentra incompleta, además de que carecen de alta y acuerdos de distribución, P-GFG-2D18 punto 6.3.1

Actualizar el expediente de los clientes de acuerdo con los expedientes que se encuentran incompletos

Abierta

Gerencia FG Iztapalapa/ Responsable Sanitario

El jefe de materiales no notifica vía correo electrónico al gerente de sucursal dando aviso de la aprobación del programa anual de mantenimiento, P-GFG-2D21 punto 6.1.4

se envía correo al gerente de la sucursal con el programa de mantenimiento

Cerrada

Jefe de operaciones

No se cuenta con evidencia de ordenes de servicio de lamparas fundidas, cables expuestos, etc. Comenta el gerente que las ordenes de servicio solicitadas entran hasta el 25 de febrero para ser atendidas por parte de personal de mantenimiento, comentario realizado por personal de mantenimiento P-GFG-2D21

Solicitar al gerente los formatos de solicitud de servicio por lámparas fundidas y cables y programar mantenimiento

Cerrada

Jefe de operaciones

No se cuenta con evidencia de la ejecución de la auditoría a proveedor de medicamentos programada en octubre 2023, tales como: * F-GFG-2D21 Lista de verificación. * F-GFG-2D20 Informe de auditoría. P-GFG-2D23 punto 6.5

Realizar la búsqueda del expediente de la auditoria a proveedor de medicamentos de octubre 2023.

Cerrada

Responsable Sanitario

No se cuenta con el formato F-GFG-2D31 Reporte de retiro, ya que se realizó un retiro de producto realizado el 15-feb-2024 del proveedor ADN Pharma Solution´s, sin embargo, no se realizó dicho registro en el formato vigente en sistema QDOC P-GFG-2D24 PUNTO 6.2.2

Realizar el registro del producto en el formato vigente.

Cerrada

Responsable Sanitario

El jefe de materiales no comparte evidencia documental del destino final del producto de retiro de mercado y/o simulacro realizado, tal y como se menciona en PNO P-GMD-2D24 Punto 6.5.4

como se acordó en los siguientes comunicados se compartirá la información

Cerrada

Jefe de materiales

No se utiliza el formato F-GFG-2D32 Evaluación a Clientes, ya que no se ha realizado una evaluación, P-GFG-2D25 punto 6.2.2

Realizar la calificación a clientes

Abierta

Responsable Sanitario

Los productos de obsequio no coinciden con lo documentado en formato F-GFG-2D33 Recepción y almacenamiento de medicamento de obsequio. PORTEM TAB: Ingresaron 25 piezas del lote 201067, mismas que no se encuentran en físico y no contiene información sobre la salida del producto. * PORTEM TAB C/750 Lote 206102 Cad julio 24, indicando que ingresaron 25 piezas, se obsequiaron 10 y en sucursal solo existen 6 restantes. * SEPIA CAP Lote 220609 Cad Junio 24: ingresaron 15 piezas de las cuales se obsequiaron 10 y en sucursal solo se tienen 4 piezas. * ESTOMAQUIL POLVO Lote 12197: se registran 25 entradas y en sucursal solo se tienen 24 piezas. médica, además de que se encontró producto caducado (PLEXUS JARABE ADULTO Lote S2B010 Cad Febrero 24)

Realizar el documentado correcto de los productos restantes.

Cerrada

Gerencia FG Iztapalapa

No se cuenta con una identificación de riesgos en sucursal F-GFG-2D35 Análisis preliminar de riesgos. P-GFG-2D28 punto 6.1.1

Realizar el análisis preliminar de riesgos

Cerrada

Responsable Sanitario

No se comparte el formato F-GFG Calendario de cíclicos, por parte del jefe de materiales P-GFG-2D36 Inventario Cíclicos punto 6.1.3

Incorrecto, se adjunta el archivo enviado

Cerrada

Jefe de materiales

El formato F-GFG-2D50 Conteo cíclico no se utiliza de acuerdo a lo documentado en PNO P-GFG-2D36 Punto 6.1.5

Se comparte formato

Cerrada

Jefe de materiales

No se cuenta con evidencia de un Programa de limpieza mensual y/o registros de la limpieza en las instalaciones F-GFG-2D58 desde agosto 2022. P-GFG-2D39 punto 6.1.1

Realizar la búsqueda de los programas de limpieza del mes de agosto 2022 en adelante.

Cerrada

Gerencia FG Iztapalapa

Los registros de limpieza no presentan firma del responsable sanitario (meses enero y febrero 2024). Además de que la codificación del formato no es visible. P-GFG-2D39 punto 6.3.10

Firmar los registros de limpieza del mes de enero y febrero y supervisar que los formatos de los meses siguientes contengan la codificación correspondiente.

Cerrada

Responsable Sanitario

El formato F-GMD-2D70 Limpieza de almacén no existe tal y como se menciona en PNO, ya que el oficial en sistema QDOC es el denominado (Control de gastos de las sucursales) P-GMD-2D39 Limpieza de instalaciones Punto 6.3.15

se revisa la redacción del procedimiento y se solicita la modificación

Cerrada

Jefe de operaciones

No se hace uso del formato F-GFG-2D61 Limpieza de anaqueles por lo que no se cuenta con un registro de actividades.

Implementar el uso del formato F-GFG-2D61 limpieza de anaqueles

Cerrada

Gerencia FG Iztapalapa

El organigrama administrativo y del personal de la sucursal no se encuentra actualizado, ya que se menciona a: * Responsable sanitario Carlos Barrera. * Chofer preventista y no cuentan con ello * se menciona a siglas de medicine depot y son FG

Actualizar organigrama administrativo y de personal de la sucursal.

Cerrada

Recursos humanos/Responsable Sanitario

No se cuenta con un programa especifico de protección civil, ya que no se cuenta con el dictamen eléctrico y estructuralP-GMD-2D22 punto 6.1.3

Solicitar el programa especifico de protección civil al área correspondiente

Cerrada

Responsable Sanitario

Perfiles de puesto desactualizados personal de sucursal y Responsable sanitario

Actualizar los perfiles de puesto del personal de sucursal y responsable sanitario.

Cerrada

Recursos humanos

No se cuenta con las fichas técnicas u Hojas de seguridad de los siguientes productos: * Limpia vidrios DOGO * Glaz * Ácido muriatico Existen diversos productos de limpieza almacenados que actualmente ya no se ocupan en sucursal

se solicitan las HDS de algunos productos y se solicita el retiro de otros

Cerrada

Jefe de operaciones

No se cuenta con la documentación que ampare la procedencia del producto de obsequio ya que no cuentan con registros de la entrada de los siguientes productos: * GELUBRIN 400 Lote: P506 * GELUBRIN 600 Lote: P542 Se observarón formatos con el logotipo de MEDICINE DEPOT

Realizar la búsqueda de la documentación que ampare la procedencia del producto de obsequio.

Cerrada

Gerencia FG Iztapalapa

Durante el recorrido se detectaron los siguientes puntos en el establecimiento: * Cables expuestos. * Zonas de producto no conforme mal identificada * Cebaderos bloqueados * Trampas de luz y cebaderos no documentados en el layout * Lámparas en mal estado * Almacenista sin EPP (Botas de seguridad) * Planta de luz sin conectar

Solicitar el mantenimiento de la sucursal y botas de seguridad para el almacenista. Actualizar el layout.

Cerrada

Responsable Sanitario